WISSEN Newsletter Nr. 11 vom 18.09. 2001

Der Email-Newsletter von Katz und Partner für Wissensmanagement-Insider

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Wissensgemeinschaften Gastbeitrag von Yves Oesch: PersoNet: Der virtuelle Wissenspool für Personalmanager _____________________________________________________________________

„Weder ein Computer noch das Internet enthalten Wissen. Wenn wir eine nur technologie-zentrierte Technik entwickeln, ernten wir eine neue Entfremdung zwischen Mensch und Maschine. Das Resultat wäre eine neue Technikfeindlichkeit.“ Donald A. Norman in „Things that make us Smart

Liebe Leserin, lieber Leser

Das Thema dieses Newsletters ist „Wissensgemeinschaften“. Das Motto ist Programm: Sie profitieren von meiner Vernetzung mit anderen innovativen Beratern. Mein Kollege Yves Oesch hat selber eine Wissensgemeinschaft aufgebaut - lesen Sie dazu seinen Gastbeitrag im zweiten Teil dieses Newsletters.

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--- Wissensgemeinschaften -------------------------------------------

Was sind Gemeinschaften? Gemeinschaften bestehen aus Menschen mit Gemeinsamkeiten: Werte, Interessen und Themen. Diese Menschen begegnen sich auf realen oder virtuellen Plattformen und kommunizieren miteinander.

Wissensgemeinschaften sind mehr oder weniger offene, netzwerkartige Zusammenschlüsse von Personen, die sich für einen in der Regel breiten, aber klar umrissenen Themenkreis mit Geschäftsrelevanz interessieren.

Andere Begriffe für Wissensgemeinschaften sind: Expertengemeinschaften, Communities of Practice, Knowledge Communities. Wissensgemeinschaften gibt es in unserer Kultur seit Jahrhunderten: Gilden oder Zünfte waren Wissensgemeinschaften. Eine ihrer Aufgaben war das Weitergeben und Vermehren von praktischem Expertenwissen.

Heutige Wissensgemeinschaften haben dank Internet-Technologien ganz neue Möglichkeiten für den Austausch. Das soll jedoch nicht darüber hinweg täuschen, dass immer noch die Menschen mit einer gemeinsamen (Fach)-Sprache im Mittelpunkt stehen.

In einem Unternehmen können Communities unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Abhängig davon ist auch die Gestaltung der Community und deren Aufbauphase.

Die Lern-Community

Der Aufbau einer Lern-Community ist dann sinnvoll, wenn in Ihrem Unternehmen zahlreiche Mitarbeiter einen ungenügenden Ausbildungs- und Kenntnisstand haben. Dies kann beim Aufbau eines neuen Geschäftsbereiches vorkommen, oder wenn in kurzer Zeit viele neue Mitarbeiter eingestellt worden sind.

In der Lern-Community scharen sich die Teilnehmer um einen Wissensvermittler, sei es ein erfahrener Praktiker, ein externer Berater oder ein professioneller Dozent. Der Stoff kann in Klassenraumkursen oder via E-Learning vermittelt werden. Die Community selbst entsteht nicht beim individuellen Lernen, sondern beim gemeinsamen Reflektieren und Umsetzen des Gelernten. Durch das gegenseitige Helfen wächst das Vertrauen.

Die Wissenserhaltungs-Community

Der Anlass zur Bildung einer Gemeinschaft dieses Typs kann sein: * bevorstehendes Ausscheiden (Pensionierung) eines Top-Experten, * Umorganisation, durch welche Teams auseinander brechen und neu gebildet werden, * allgemein, wenn persönliches, implizites Wissen in der Organisation verankert werden soll.

Um das Wissen in der Organisation zu erhalten, bildet man eine Gruppe aus dem Experten und 3 bis 12 Fachkräften. Die Aufgabe der Fachkräfte ist, das Wissen des Experten "aufzusaugen". Wichtige Voraussetzungen dazu sind: * Zeit und Raum für gemeinsames Arbeiten und Diskutieren, * freier Wille des Experten, * freier Wille, Neugier und Vorkenntnisse der Fachkräfte, * harmonische Gruppendynamik ohne Konkurrenz zwischen den Gruppenmitgliedern.

In der Wissenserhaltungs-Community wird vor allem implizites Wissen ausgetauscht. Dies ist nur in persönlichen Begegnungen mit gemeinsamen Erfahrungen möglich. Interessant ist, dass dabei eine eigene "Sprache" entsteht mit Begriffen, die nur die Gruppenmitglieder richtig verstehen. Diese Begriffe sind Etiketten für das meist komplexe implizite Wissen, das weitergegeben wurde.

Die Informationsnutzer-Community

Der Aufbau einer solchen Gemeinschaft ist dann angebracht, wenn im Unternehmen ein erhöhter Bedarf an Informationen zu einem bestimmten Thema vorhanden ist. Die Aufgabe ist, zumeist fachliche Informationen möglichst schnell, effizient und gezielt zu verbreiten. Es geht also vorwiegend um das Sammeln, Aufbereiten und zur Verfügung stellen von explizitem Wissen. Für diese Community sind Informatik-Wissensmanagementsysteme besonders gut geeignet: Intranet, Wissensdatenbanken, Email-Abonnements etc.

Doch es genügt nicht, die Infrastruktur bereit zu stellen. Es braucht ein geschäftsrelevantes Thema, die Definition und Realisierung der nötigen Prozesse, sowie spezifische Rollen und Mitarbeiter, die diese Rollen auch einnehmen, z. B. Inhaltslieferanten, Redaktion und Informationsnutzer.

Der wirkliche Nutzen der Informationen hängt stark ab von der internen Werbung, die für die Community gemacht wird und von einem Anreizsystem, das aktive Informationsempfänger belohnt. Dieses wiederum funktioniert nur, wenn es quantifizierbare Ziele und ein Messsystem zur Informationsnutzung gibt.

Damit die Mitarbeiter die vorhandenen Informationen verstehen und nutzen, ist mindestens in der Aufbauphase eine intensive Begleitung und Reflexion zusammen mit Informationslieferanten und -empfängern nötig. Erst dadurch entsteht ein gemeinsames Verständnis und die Bereitschaft, die Informationen auch anzunehmen und anzuwenden.

Die Innovations-Community

Wenn die Innovationskraft Ihres Unternehmens gestärkt werden soll, kann die Bildung von Innovations-Communities ein zweckmässiger Ansatz sein.

Auch dabei steht implizites Wissen im Vordergrund. Die Hemmschwellen, sich mit neuen Ideen zu blamieren, sind viel zu hoch, als dass man Datenbanken zum Einsammeln nutzen könnte. Kreativität und Innovation lebt vom unmittelbaren persönlichen Feedback und gegenseitiger Anregung der Mitglieder.

Eine Innovations-Community besteht aus einem bestimmten Thema, aus einem Kernteam von anerkannten Experten und Multiplikatoren, das die Community lenkt, sowie weiteren Mitgliedern, die ihr Wissen einbringen oder vom generierten Wissen profitieren möchten. Wichtig ist der Rückhalt durch die Unternehmensführung und das Berücksichtigen aller relevanten Themenfelder und Funktionen.

Das Wissen wird im Kernteam gebündelt und aufbereitet. Zudem hat das Kernteam die Aufgabe, internes Marketing zu machen und Veranstaltungen zu organisieren, in denen das Wissen ausgetauscht und vertieft wird.

Der Aufbau einer Innovations-Community braucht viel Zeit und Wissensmanagement-Fachwissen, denn die Schwerpunkte verschieben sich nach und nach.

Der Nutzen von internen Wissensgemeinschaften für das Unternehmen

Wissensgemeinschaften bestehen aus ausgewählten Menschen, die in verschiedenen Geschäftsprozessen und verschiedenen Geschäftsbereichen arbeiten. Der intensive Austausch in der Gemeinschaft bewirkt eine Stärkung des gesamten Unternehmens, denn jeder Teil des Unternehmens kann vom gesamten Unternehmenswissen profitieren.

Welchen Nutzen könnte der Aufbau einer Community Ihrem Unternehmen bringen?

Mit meinem Fachwissen unterstütze ich Sie gerne bei der Evaluation, bei der Konzeption und der praktischen Umsetzung.

Rufen Sie mich einfach an (Tel. +41(0)71-470 03 30) oder schreiben Sie mir Ihr Anliegen. Ich werde Ihnen umgehend antworten.

Im folgenden Gastbeitrag von Yves Oesch geht es um einen weiteren Typ Wissensgemeinschaft: Die Mitglieder haben die gleiche Aufgabe, arbeiten jedoch in verschiedenen Unternehmen.

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--- PersoNet: der virtuelle Wissenspool für Personalmanager ---------

Die Geschichte von PersoNet: wie alles anfing

Wer kann bei beruflichen Alltagsproblemen besser helfen als Menschen, welche genau die gleiche Tätigkeit ausüben? Mit dieser unkonventionellen Frage wurden Schweizer Personalverantwortliche Ende 2000 konfrontiert. Mit ihrer fachlichen Unterstützung wurde dann eine Lösung gesucht, welche die Abläufe ihres Arbeitsalltages völlig berücksichtigt. Seit Mai 2001 können Manager, welche für die Bereiche Personalmanagement, Ausbildung oder Personalentwicklung verantwortlich sind, Fachwissen und Erfahrungen mit Gleichgesinnten aus der ganzen Schweiz jederzeit per Email austauschen.

Die Herausforderung: Austausch trotz Zeitmangel

Die Idee nach einem virtuellen Wissenspool ist aus der Erkenntnis entstanden, dass diese Zielgruppe aus Zeitmangel nur wenige Fachveranstaltungen besuchen können und vom Erfahrungsaustausch mit Kolleg/innen anderer Firmen und Branchen trotzdem profitieren möchten. Im Normalfall können sich Manager bei Fragen oder Problemen an fünf bis zehn Personen wenden, welche im kritischen Moment vielleicht nicht zur Verfügung stehen (Sitzungen, Geschäftsreisen, Ferien).

Das Ziel von PersoNet

PersoNet vernetzt Personalmanager aus unterschiedlichen Branchen miteinander, damit sie Informationen unabhängig von einer Veranstaltung jeder­zeit effizient und ortunabhängig austauschen können. Die Mitglieder erreichen mit einer einzigen Email alle Teilnehmer/innen und sparen mit diesem einfachen Vorgehen bei Fragen viel Zeit. Sie erhalten dann jede Email separat oder nur die tägliche Zusammenfassung aller Nachrichten.

Die technologische Umsetzung

Die Kernelemente von PersoNet sind die Kommunikationsplattform von Yahoo! Groups für den Informationsaustausch und die Internet-Plattform von Mylinea für den professionellen Aufbau von Verzeichnissen. Aus Sicherheitsgründen befinden sich die Internet-Server bei zwei Anbietern, welche sich auf die entsprechenden Dienstleistungen spezialisiert haben und sich keinen langen Ausfall leisten können. Über einen geschützten Mail-Server ist sichergestellt, dass nur berechtigte Anwender/innen auf das gesamte Wissen vom PersoNet-Pool zugreifen können.

Der Nutzen für die Mitglieder

Effizienter Erfahrungsaustausch mit Gleichgesinnten aus anderen Firmen und Branchen Wissenspool mit einer einzigen Email auch an Randzeiten immer erreichbar Flexibilität (Wissensaustausch per Email oder via die Internet-Loginseite) Überprüfung der Eigensituation aus den Fragen der Mitglieder (Frühwarnfunktion) Möglichkeit, gewisse Projektkosten mit einer anderen Firma (PersoNet-Mitglied) zu teilen, welche das gleiche Projekt plant. Benchmarking-Möglichkeiten (Reglements, Software-Lösungen, Konzepte) Anbieter und Literatur dank Weiterempfehlungen schneller finden Internet-Archiv mit den alten Beiträgen (für die neuen Mitglieder interessant) Internet-Fachverzeichnis (http://www.mylinea.com/personet/ )

Anbieter werden von Mitgliedern nur weiterempfohlen, wenn sie mit ihnen gute Erfahrungen gemacht haben und nicht weil diese Anbieter an PersoNet etwas dafür bezahlt haben.

Die bisherigen Themen

Seit dem Start im Mai 2001 wurden folgende Themen besprochen: Personalzeitung (Print- vs. Intranetlösung), Mitarbeiterumfragen, Mitarbeitermotivation, Arbeitszeugnisse, Arbeitsreglement (u.a. Sonntagsarbeit, Arbeit mit Freelancers, Email Benutzung am Arbeitsplatz), allgemeine Empfehlungen (Fachveranstaltungen, Software, Literatur und Internet-Adressen).

Die Qualitätsaspekte

Es ist natürlich wie bei anderen Kommunikationsformen möglich, dass ein Mitglied eine Frage ungenau oder falsch beantwortet. Ein virtuelles Netzwerk hat aber folgenden Vorteil: die anderen Mitglieder können ihre Meinung sofort äussern und eine Ungenauigkeit korrigieren oder eine andere Perspektive der Situation aufzeigen.

Das gesamte Wissen ist zwischen allen Mitgliedern verteilt, was einen wertvollen Lerneffekt ermöglicht. Indem die Mitglieder Fragen beantworten, können sie auch interessante Kontakte im reellen Geschäftsleben knüpfen, da alle Emails gemäss Spielregeln unterschrieben werden müssen. Um ihren Einstieg und den Wissensaustausch zu vereinfachen, erhalten alle Mitglieder eine detaillierte Anleitung, welche als Kommunikationsbasis innerhalb von PersoNet gilt.

Die Zielgruppe von PersoNet

Die Mitglieder von PersoNet sind ausschliesslich Führungspersonen aus den Bereichen Personal, Ausbildung und Personalentwicklung, welche in der Schweiz berufstätig sind. Die Firma bzw. der Bereich (Bereichspersonalleiter/innen) müssen mindestens 50 Mitarbeiter/innen zählen. Zur Zeit kommen 90% der Mitglieder aus Firmen, welche über 300 Mitarbeiter/innen zählen.

Eine Referenzliste sowie die Namen der Mitbegründer/innen können im Internet unter der Adresse http://www.mylinea.com/personet/referenzliste angeschaut werden.

Die Finanzierung von PersoNet

Mitglieder zahlen eine Jahresgebühr von CHF 180.-, (CHF 15.- pro Monat), um den Zeitaufwand für die Administration und für die Organisation des Informations- Austausches zu finanzieren. Sie können sich auf den Informationsaustausch konzentrieren. Der Administrator kümmert sich auf die technischen und auf die organisatorischen Aspekte.

Beitritt zu PersoNet

Informationen über das Anmeldeverfahren sind im Internet unter der Adresse http://de.groups.yahoo.com/group/personet erhältlich.

Interessierte Leserinnen und Leser können sich auch bei der Firma Creat-Yves in Olten informieren (Telefon 062 296 86 96, Email: yves.oesch@gmx.ch).

Über Yves Oesch

Yves Oesch, lic. oec., ist Inhaber der Firma Creat-Yves in Olten und Erfinder von PersoNet Schweiz.

Als Kreativitätstrainer und neutraler Chancenmanager hilft er Unternehmen, neue Ideen und Problemlösungen effizient zu entwickeln, zu bewerten und umzusetzen. Informationen: http://de.groups.yahoo.com/group/creat-yves.

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Für Ihr Interesse an meinem Newsletter und die vielen Anregungen bedanke ich mich herzlich.

Schöne Grüsse vom Bodensee

Christian Katz Katz und Partner, Unternehmensberatung für Wissensmanagement Rudwies 17, CH-9322 Egnach Tel. +41(0)71-470 03 30 Fax +41(0)71-470 03 31 Wollen Sie von.WISSEN.profitieren? katz@wissen.org ==> http://www.WISSEN.org <==

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