Instrumente des Wissensmangements
Die systematische Pflege und Nutzung des Wissens ist ein Erfolgsfaktor auch für KMUs.
Hier finden Sie einige konkrete Fälle aus der Paxis. Die beschriebenen Instrumente haben wir zusammen mit Kunden erarbeitet und eingeführt.
Gesammelt und dargestellt haben wir die Instrumente für den von der Donau-Universität Krems ausgeschriebenen Wettbewerb „Die 10 WWW“ = wirksamsten und praxiserprobten Werkzeuge wissensorientierter Unternehmensführung.
In Qualitätsmanagementsysteme integrierte Instrumente
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Wissensverzeichnis
Unternehmen in wissensintensiven Bereichen stehen vor der Herausforderung,
• das für den Geschäftserfolg relevante Wissen zu identifizieren,
• das für den Geschäftserfolg vorhandene Wissen zu identifizieren,
• das für den Geschäftserfolg fehlende Wissen zu erarbeiten.
Das Dokumentieren allein genügt nicht. Die Dokumentation muss sich auf die Ausbildung der Mitarbeiter auswirken.
Technologie-Monitoring
Ein kleines, innovatives IT-Unternehmen ist darauf angewiesen, laufend über aktuelle Technologietrends im Bild zu sein. Eine Aufgabe, die gerne untergeht, unsystematisch angepackt wird, oder mit unnötig hohem Aufwand erfüllt wird.
Aus dieser Einsicht heraus hat die Firma Oberon microsystems AG ein einfaches Instrument entwickelt.
Montagssitzung
In einem kleinen IT-Unternehmen treffen sich alle anwesenden Mitarbeiter jede Woche für 1 – 2 Stunden zur Montagssitzung.
Neben organisatorischen und administrativen Themen gibt es eine kurze Dialog-Runde mit individuellen Berichten.
Dabei macht jeder Mitarbeiter einen Wochenrückblick und schildert die nächsten Schritte in seinen Projekten. Im Fokus ist, was für andere interessant und lehrreich sein könnte, oder wo andere Mitarbeiter mit ihrem Wissen weiterhelfen könnten.
Wissensorientiertes Projektmanagement: Lessons Learned
Mehrere Informatik-Unternehmen haben beim Erarbeiten ihres Managementsystems ihren Projektmanagement-Prozess verbessert. Aus der Wissensperspektive wichtige Aspekte sind dabei:
• das Lernen aus den im Projekt gemachten Erfahrungen (Fehler und Erfolge),
• das im Projekt erarbeitete Wissen anderen, zukünftigen Projekten zur Verfügung zu stellen.
Wissensorientiertes Projektmanagement: Projektübersicht
Wenn in einem Unternehmen viele Projekte parallel laufen, besteht die Gefahr, dass das eine oder andere Projekt vergessen geht.
Abhilfe schafft ein Word-Dokument mit einer einfachen Übersichtstabelle, in der alle nicht abgeschlossenen und die im laufenden Quartal beendeten Projekte aufgeführt sind.
Interne Seminare: Mitarbeiter schulen Mitarbeiter
Gerade in wissensintensiven Bereichen sind Unternehmen und Mitarbeiter gleichermassen darauf angewiesen, sich laufend mit dem neuesten Wissen einzudecken und das Wissen im Unternehmen zu entwickeln und fliessen zu lassen.
Eine Variante, um dies zu erreichen: Mitarbeiter schulen Mitarbeiter in internen Seminaren.
Knowledge Base
Das innovative IT-Unternehmen Vertec AG entwickelt und vertreibt eine Standardsoftware. Das gesamte explizite Wissen rund ums Produkt wird in einer eigenen Knowledge Base (basierend auf der Open Source Software Zope / Plone) abgelegt.
WBI Management Methode unterstützt vom WBI DMS
Die WBI® Management Methode und das WBI® DMS bilden zusammen ein integriertes Wissensmanagementsystem, welches Technik, Organisation und Mensch verknüpft.
Die WBI® Management Methode fokussiert sich auf das vorhandene Wissen im Unternehmen. Sie unterstützt die systematische Pflege und Nutzung des Unternehmenswissens. Produktionsunterbrechungen und stockende Prozesse werden durch das zentrale und schnell abrufbare Wissensarchiv vermieden. Laut dem Kreditranking nach Basel II fliesst das dokumentierte Wissen in die Unternehmensbewertung mit ein und erhöht somit die Kreditwürdigkeit des Unternehmens.
Instrumente in der öffentlichen Verwaltung
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Wissenssicherung beim Austritt von Mitarbeitern
Ein Amt der Öffentlichen Verwaltung (Amt für Umwelt des Kantons Thurgau) stand vor der Situation, dass einige hoch qualifizierte Mitarbeiter in absehbarer Zeit austreten würden. Um das persönliche Wissen dieser Mitarbeiter für die Organisation zu sichern, wurde im Rahmen eines Wissensmanagement-Projektes ein Interviewleitfaden und Fragebogen zur Wissenssicherung entwickelt.
Projekt-Datenbank
In einem Amt der Öffentlichen Verwaltung (Amt für Umwelt des Kantons Thurgau) wurden immer wieder ähnliche Daten zu Projekten nachgefragt. Diese Daten waren bisher unstrukturiert in verschiedenen Dokumenten enthalten. Um die Projekt-Daten leichter einsehen und besser auswerten zu können, wurde im Rahmen eines Wissensmanagement-Projektes eine Projekt-Datenbank entwickelt.
Wissen im organisationsübergreifenden Verwaltungsprozess
Ein Amt der Öffentlichen Verwaltung (Amt für Umwelt des Kantons Thurgau) war immer wieder damit konfrontiert, dass unvollständige Baugesuche für Industrie und Gewerbe eingereicht wurden. Dies brachte für die Gemeinden, für verschiedene Stellen in der Verwaltung und auch für die Kunden (Bauherren, Planer) einen grossen Aufwand und Verzögerungen mit sich. Im Rahmen eines Wissensmanagement-Projektes wurde eine ausführliche Checkliste mit Erklärungen entwickelt. Diese Checkliste dient allen am Prozess beteiligten Stellen als Leitfaden.